Sous l’autorité du Chef du Bureau, le/la titulaire assure de multiples tâches administratives et financières, apporte des conseils en matière de gestion financière et assure de manière fiable et précise les enregistrements comptables et budgétaires et des rapports financier, conformément aux règles de gestion financière de l’Organisation dans un souci de qualité, d’efficience, de rigueur et de confidentialité.

Principales fonctions :

Le/la titulaire assure principalement les fonctions suivantes :

• veille à ce que toutes les transactions financières du bureau soient exécutées conformément aux réglementations, règles et procédures financières du Conseil de l’Europe ;
• conseille et assiste en matière administrative, financière, et budgétaire ;
• assure un suivi régulier de l’exécution du budget et prépare des rapports mensuels sur la situation budgétaire pour information et validation par les gestionnaires de centres de coûts concernés ;
• fournit des informations financières précises et attire immédiatement l’attention sur les divergences et les irrégularités ;
• prépare, enregistre, vérifie et suit les différents types de transactions financières, de paiement de menues dépenses courantes, états, commandes, contrats, stocks, etc., notamment en ce qui concerne la saisie des demandes d’achat et des bons de commande dans le système d’information sur la gestion financière (FIMS) et leur finalisation ;
• vérifie et contrôle les factures avant le règlement ;
• suit le travail et les activités en cours et rend compte au supérieur hiérarchique, notamment en cas de problème ;
• assure la liaison avec les banques locales et des institutions financières afin d’obtenir des informations sur les taux d’échange et d’intérêts, les changements concernant les procédures et les règlements pour les comptes bancaires du bureau ;
• prépare régulièrement des rapports financiers et déclarations comptables afin de les transmettre au siège du Conseil de l’Europe ;
• procède à des procédures de remboursement de la TVA et des exonérations douanières et fiscales ;
• archive les documents justificatifs pertinents de toutes transactions financières ;
• apporte un soutien logistique au bureau (demande de devis pour des achats locaux, livraison de fournitures, préparation de bons de commande et de procédures d’appel d‘offres) ;
• apporte une assistance en l’absence de l’Assistant(e) du bureau;
• promeut les valeurs du Conseil de l’Europe en interne et en externe.